DATENSCHUTZRICHTLINIE FÜR KUNDEN UND GÄSTE

Diese Datenschutzrichtlinie gilt für die Datenverarbeitung in den Hotels von HOTELS VIVA & RESORTS. Bitte lesen Sie sich diese Richtlinie sorgfältig durch. Sie enthält wichtige Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und zu den Rechten, die Ihnen gemäß den geltenden Vorschriften zustehen.

Diese Richtlinie kann an der Rezeption des Hotels eingesehen werden, wo Sie um eine Kopie zur Aufbewahrung bitten können.

Im Allgemeinen müssen die Felder in unseren Formularen, die als Pflichtfelder gekennzeichnet sind, ausgefüllt werden, damit Ihre Anfragen bearbeiten werden können.

1. WER IST FÜR DIE VERARBEITUNG IHRER DATEN VERANTWORTLICH?

Die für die Verarbeitung der Daten von Kunden und Gästen des Hotels Verantwortlichen sind:

Das Unternehmen, das das Hotel betreibt, in dem Sie übernachten (nachfolgend als das „HOTEL“ bezeichnet), dessen Identifikations- und Kontaktdaten an der Hotelrezeption zur Verfügung stehen.

INVERSIONES PASCUAL S.L., mit der Steuernummer (CIF) B07461767, mit Sitz unter der Adresse Agustin Argüelles Nr. 1, 07400 Alcudia, Balearische Inseln, Spanien (nachfolgend als HOTELS VIVA & RESORTS bezeichnet), wobei sich die Verantwortlichkeiten des HOTELS und von HOTELS VIVA & RESORTS jeweils auf Folgendes erstrecken:

Das HOTEL ist für die Verarbeitung von Kunden- und Gästedaten verantwortlich, die für das operative Management des Hotels erforderlich sind, wie z. B. die Verwaltung und Buchführung des Hotels, die Verwaltung von Reservierungen und Aufenthalten, die Erbringung von vertraglich vereinbarten Dienstleistungen und die Bearbeitung von Kundenbeschwerden.

HOTELS VIVA & RESORTS ist für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich, welche die Marke und das Hotelmanagement betreffen, was Folgendes umfasst:

• Kontrolle des Hotelmanagements und Analyse von Geschäftsdaten
• Definition und Kontrolle von Hotelstandards sowie Kontrolle und Verbesserung der Qualität auf der Unternehmensebene der Marke HOTELS VIVA & RESORTS
• kommerzielle Nutzung der Daten von Kunden und Nutzern der Marken für die Übersendung von kommerziellen Kommunikationen, die Verwaltung ihrer Treueprogramme, die Erstellung von Kundenprofilen oder die Personalisierung von Kundendienstleistungen.

Wenn Sie gern weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten oder zur Ausübung der Ihnen gemäß den geltenden Vorschriften zustehenden Rechte hätten, können Sie eine E-Mail an den Datenschutzbeauftragten senden: dpd@hotelsviva.com 

2. WOZU UND AUF WELCHER RECHTSGRUNDLAGE WERDEN IHRE DATEN VERARBEITET?

Die Daten von Kunden und Gästen der Hotels der Marke HOTELS VIVA & RESORTS werden zu den folgenden Zwecken verarbeitet:

• Verwaltung von Reservierungen und Erbringung der angeforderten Dienstleistungen
• Registrierungund Kontrolle von Reisenden
• Aufzeichnung von Unterhaltungsveranstaltungen und Aktivitäten
• Berücksichtigung besonderer Bedürfnisse
• Qualitätskontrolle
• Nutzung des WLAN-Dienstes
• Bearbeitung von Anfragen und Beschwerden
• Konsolidierung von Kundendaten der Marke HOTELS VIVA & RESORTS
• Versand nicht-personalisierter kommerzieller Kommunikationen und Verwaltung von Verteilerlisten (Segmentierung)
• Erstellung eines Kundenprofils für die Personalisierung von Dienstleistungen und kommerziellen Kommunikationender Marke HOTELS VIVA & RESORTS

Nachfolgend finden Sie detaillierte Informationen zu jedem dieser Zwecke.

2.1. Verwaltung von Reservierungen und Erbringung der angeforderten Dienstleistungen. Das HOTEL verarbeitet die Daten, die in Reservierungsanfragen oder Dienstleistungsanforderungen zur Bearbeitung solcher Reservierungen und zur Erbringung der angeforderten Dienstleistungen bereitgestellt werden.

Welche Daten werden zu diesem Zweck verarbeitet und wie wurden sie erhoben?

Die Kategorien der Daten, die das HOTEL zu diesen Zwecken verarbeitet, lauten:

• Identifikations- und Kontaktdaten des Inhabers der Reservierung
• Angaben zur Reservierung oder Anforderung von Dienstleistungen selbst (Datumsangaben (Aufenthalt von – bis), Anzahl und Alter der Gäste und angeforderte Dienstleistungen)
• Daten zu Zahlungsmitteln
• Daten zu Waren- und Dienstleistungstransaktionen

Diese Daten werden entweder direkt von Ihnen oder von den Dritten, die in Ihrem Namen die Reservierung arrangiert oder die Dienstleistung angefordert haben, eingeholt, z. B. vom Reisebüro, bei dem Sie Ihren Aufenthalt gebucht haben.

Die Verarbeitung dieser Daten ist für die Erfüllung des Beherbergungsvertrags, die Erbringung der angeforderten Dienstleistungen oder die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin erforderlich.

Die wirtschaftlichen Daten sowie die Daten zu Waren- und Dienstleistungstransaktionen, die durch Ihren Aufenthalt generiert werden, werden zu Buchhaltungs- und Verwaltungszwecken und zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen des HOTELS in Bezug auf Buchhaltung und Steuern verarbeitet.

Bestimmte Hotels der Marke HOTELS VIVA & RESORTS bieten einen VIRTUELLER BUTLER-Service. Dieser Dienst wird über die WhatsApp-Anwendung zur Verfügung gestellt, die von WhatsApp Ireland Limited bereitgestellt wird. Weitere Informationen finden Sie unter https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea#G1Di6og0cz0BSJDBp. Der BUTLER wurde zur effektiven Erbringung der in unseren Hotels angebotenen Dienstleistungen eingerichtet. Insbesondere können die Gäste Informationen anfordern, Reservierungen in unserem Restaurant und Wellnessbereich vornehmen und Anfragen zu unseren Services im HOTEL stellen. Dazu verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, insbesondere Ihre Handynummer, um Ihre Anfragen erfolgreich zu erfüllen. Die Verarbeitung dieser Daten beruht auf Ihrer Einwilligung. Die Nichterteilung Ihrer Einwilligung oder der Widerruf der Einwilligung hat keinen Einfluss auf Ihre Reservierung oder die Erbringung der vertraglichen Dienstleistungen. Sie können sich jederzeit von dieser Verarbeitung abmelden, indem Sie direkt im Chat der Anwendung oder an der Rezeption darum bitten.

Die Daten, die beim Check-in im Hotel erhoben werden, zusammen mit den Daten, die durch Ihren Aufenthalt generiert werden, und gegebenenfalls den Daten, die unserem BUTLER-Service zur Verfügung gestellt werden, werden in Datenbanken von HOTELS VIVA & RESORTS zusammengefasst. (Weitere Informationen finden Sie unter „Konsolidierung der Daten von Kunden der Marke“)

2.2. Registrierung und Kontrolle von Reisenden: Gemäß dem geltenden Gesetz zur Kontrolle von Reisenden müssen Hotels die Informationen der Gäste in ihren Hotels erheben. Diese Informationen werden im von den Gästen auszufüllenden Registrierungsformular (im dortigen Eingabebereich) erhoben und in einem Register der Reisenden konsolidiert, das vom HOTEL aufbewahrt und den zuständigen Behörden zur Verfügung gestellt werden muss.

Welche Daten werden zu diesem Zweck verarbeitet?

• Vor- und Nachname, Geschlecht, Geburtsdatum, Land der Staatsangehörigkeit, Ausweisnummer und -art, Ausstellungsdatum des Dokuments, Anreisedatum und Unterschrift.

Ebenso wird das HOTEL, wenn dies gemäß den geltenden Gesundheitsvorschriften während Ihres Aufenthalts erforderlich ist, ein Register der Personen erstellen, die das Hotel betreten, um die Kontrolle von Epidemien durch die zuständigen Gesundheitsbehörden zu ermöglichen. Bei Ihrer Ankunft werden Sie ausdrücklich über die jeweiligen Gesundheitsverpflichtungen informiert.

2.3. Aufzeichnung von Unterhaltungsveranstaltungen und Aktivitäten. Die vom HOTEL organisierten Unterhaltungsveranstaltungen oder Aktivitäten können fotografiert oder zur späteren Ausstrahlung auf Bildschirmen im Hotel aufgezeichnet werden. Sie werden im Voraus um Ihre Einwilligung zur Aufnahme und Ausstrahlung Ihres Bildes gebeten. Eine solche Einwilligung hat keinen Einfluss auf Ihre Teilnahme an Unterhaltungsveranstaltungen oder Aktivitäten und kann durch eine entsprechende Anfrage an der Rezeption des Hotels während des Aufenthalts oder nach Abschluss des Aufenthalts durch eine Kontaktaufnahme mit dem Datenschutzbeauftragten widerrufen werden.

2.4. Berücksichtigung besonderer Bedürfnisse. Die Gesundheitsdaten, die Sie zur Berücksichtigung besonderer Bedürfnisse zur Verfügung stellen, wie Allergien oder eine Medikamenteneinnahme, werden nur zu diesem Zweck vom HOTEL verarbeitet. Die Verarbeitung dieser Daten beruht auf der ausdrücklichen Einwilligung, die Sie bei der Anforderung der Berücksichtigung besonderer Bedürfnisse oder bei der Bereitstellung dieser Informationen bei der Anmeldung eines Kindes beim VIVA KIDS ONLY CLUB oder bei der Anforderung einer Behandlung im Wellnessbereich für Hotels mit diesen Dienstleistungen erteilen. Sie können Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Gesundheitsdaten jederzeit widerrufen, indem Sie dies an der Rezeption des Hotels angeben, allerdings ist es dann gegebenenfalls nicht möglich, die besonderen Bedürfnisse zu berücksichtigen oder die angeforderte Dienstleistung zu erbringen.

2.5. Qualitätskontrolle. Um die Anwendung der Standards der Marke HOTELS VIVA & RESORTS und die Qualität der ihren Kunden angebotenen Dienstleistungen und Produkte zu bewerten, kann HOTELS VIVA & RESORTS Kundenzufriedenheits- oder Feedbackumfragen durchführen. Diese Umfragen sind anonym und es besteht keinerlei Verpflichtung zum Ausfüllen.

Wenn Sie jedoch bei diesen Umfragen personenbezogene Daten zur Verfügung stellen, z. B. Ihren Namen oder Ihre Zimmernummer, kann HOTELS VIVA & RESORTS die von Ihnen angegebenen Kontaktdaten verwenden, um Sie bezüglich der von Ihnen erwähnten Beschwerden oder Vorschläge zu kontaktieren. Diese Verarbeitungstätigkeiten beruhen auf dem berechtigten Interesse von HOTELS VIVA & RESORTS an der Bewertung und Verwaltung der Qualität der angebotenen Dienstleistungen und Produkte und der Verbesserung des Kundenservice.

Wie wurde dieses Interesse gegen Ihre Rechte und Freiheiten abgewogen?

Zur Abwägung dieses Interesses gegen Ihre Rechte und Freiheiten wurde Folgendes festgestellt:

• Die Verarbeitung entspricht den angemessenen Erwartungen der betroffenen Personen, da es sich um Kunden der Marke HOTELS VIVA & RESORTS handelt, die freiwillig ihre Identifizierungsdaten zur Verfügung gestellt haben, indem sie eine Beschwerde oder einen Vorschlag bezüglich der Erbringung der erhaltenen Dienstleistung eingereicht haben. Zudem wurden die Daten, die zur Kontaktaufnahme mit betroffenen Personen verwendet werden, von den betroffenen Personen selbst zur Verfügung gestellt.
• Die Auswirkungen der Verarbeitung auf die Privatsphäre der betroffenen Personen sind begrenzt, da der Zweck des Kontakts auf die Beilegung von Beschwerden oder das Kommentieren von Vorschlägen der betroffenen Personen beschränkt ist und dieser Zweck auch den betroffenen Personen zugutekommt, indem die Qualität der Dienstleistungen und das Niveau des Kundenservice verbessert wird.

2.6. Nutzung des WLAN-Dienstes.

Ihre Identifikations- und Kontaktdaten werden für die Verwaltung des WLAN-Zugangs und der Sicherheit der Hotelsysteme verarbeitet. 

Wir führen keine Kontrollen oder Überwachung von über WLAN hergestellten Verbindungen durch, es sei denn, dass dies zur Abwehr einer Bedrohung für die Sicherheit unserer Systeme oder für die Untersuchung von Verstößen gegen WLAN-Nutzungsbedingungen oder geltende Gesetze notwendig ist. In diesem Fall wählen wir jedoch stets die Methode mit der geringsten Auswirkung auf die Privatsphäre der WLAN-Nutzer.

Die Grundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist die Bereitstellung des angeforderten WLAN-Dienstes und unser berechtigtes Interesse an der Verwaltung der Sicherheit unserer Systeme. 

2.7. Bearbeitung von Anfragen und Beschwerden. Die in Ihren Anfragen oder Beschwerden angegebenen Daten werden verarbeitet, um Ihre Anfragen und eventuelle Beschwerden zu bearbeiten. Diese Verarbeitung ist für die Erfüllung des Beherbergungsvertrags, die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin oder die Verteidigung gegen Kundenbeschwerden erforderlich.

Die Verarbeitung eventueller Gesundheitsdaten, die Sie in Ihrer Beschwerde angegeben haben, beruht auf Art. 9.2. f) der Datenschutz-Grundverordnung, da eine solche Verarbeitung für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

2.8. Konsolidierung von Kundendaten der Marke HOTELS VIVA & RESORTS. Die von den Kunden bereitgestellten Daten werden zusammen mit den Daten, die durch ihre Aufenthalte im HOTEL generiert werden, in Datenbanken im Eigentum von HOTELS VIVA & RESORTS konsolidiert.

Welche Daten werden konsolidiert?

Die Kategorien der Kundendaten, die konsolidiert werden, lauten:

• Identifikationsdaten: Vorname, Nachname, Ausweisdokument (Art, Nummer, Ausstellungsdatum), Wohnsitzland, Postanschrift, Versand- oder Rechnungsadresse, E-Mail, Fax, Handynummer
• Personenbezogene Daten: Geschlecht, Geburtsdatum und -land, Staatsangehörigkeit, Familiendaten (Familienstatus: Kinder, Geburtsdatum der Kinder, volljährig oder minderjährig, Partner), Sprache)
• Reservierungsbezogene Daten (Datumsangaben (Aufenthalt von – bis), Anzahl und Alter der Gäste) und in der Reservierung enthaltene Dienstleistungen und Ausgaben während des Aufenthalts (Käufe, Nutzung von Dienstleistungen, konsumierte Speisen und Getränke, Nutzung von Einrichtungen)
• Daten, die im Rahmen von Reklamationen und Beschwerden bereitgestellt werden
• Daten zu Waren- und Dienstleistungstransaktionen
• Wirtschafts-, Finanz- und Versicherungsdaten
• Daten aus dem BUTLER-Dienst

Diese Daten werden in Systemen von HOTELS VIVA & RESORTS in der Europäischen Union zusammengefasst.

Der Zweck dieser Konsolidierung besteht darin, über ein Kundenregister auf der Markenebene zu verfügen, die Formate und die Kodierung der Informationen zu vereinheitlichen und die zentrale Verwaltung von betrieblichen Abläufen zu ermöglichen, die allen Hotels gemeinsam sind, wie z. B. die Übermittlung der Registrierungsformulare (der dortigen Eingabebereiche) von Reisenden an die zuständigen Behörden, sofern dies gemäß den geltenden Vorschriften erforderlich ist.

Diese Konsolidierung beruht auf dem durch den Erwägungsgrund 48 der Datenschutz-Grundverordnung anerkannten berechtigten Interesse daran, personenbezogene Daten von Kunden zwischen Unternehmen, die einer zentralen Stelle zugeordnet sind, für interne Verwaltungszwecke zu übermitteln.

Wie wurde dieses Interesse gegen Ihre Rechte und Freiheiten abgewogen?

Zur Abwägung dieses Interesses gegen Ihre Rechte und Freiheiten wurde Folgendes festgestellt:

• Die Verarbeitung entspricht den angemessenen Erwartungen der betroffenen Personen, da es sich um Kunden der Marke HOTELS VIVA & RESORTS handelt und die Verarbeitung im Rahmen der unterhaltenen Beziehungen erfolgt.
• Die Auswirkungen der Verarbeitung auf die Privatsphäre der betroffenen Personen sind angesichts des Zwecks, der Beschränkung der Speicherfristen für diese Daten und der Durchführung technischer und organisatorischer Maßnahmen zur Verhinderung der Verwendung dieser Daten für kommerzielle Zwecke, einschließlich Profiling, ohne die Einwilligung der betroffenen Personen beschränkt.

Die konsolidierten Daten werden auch für die folgenden Zwecke verwendet:

2.9. Versand nicht-personalisierter kommerzieller Kommunikationen und Verwaltung von Verteilerlisten (Segmentierung)

HOTELS VIVA & RESORTS verarbeitet die von den Kunden bereitgestellten Identifikations- und Kontaktdaten zusammen mit den Angaben zu ihrem Kundenstatus, ihrer Sprache und ihrem Ursprungsmarkt für den Versand nicht-personalisierter kommerzieller Kommunikationen über die von HOTELS VIVA & RESORTS angebotenen touristischen Produkte und Dienstleistungen sowie die Verwaltung von Verteilerlisten.

Die Konsolidierung dieser Informationen für diesen Zweck beruht auf dem berechtigten Interesse von HOTELS VIVA & RESORTS, eine kommerzielle Datenbank der Markenkunden für Direktwerbungszwecke zu erstellen und zu nutzen.

Wie wurde dieses Interesse gegen Ihre Rechte und Freiheiten abgewogen?

Zur Abwägung dieses Interesses gegen Ihre Rechte und Freiheiten wurde Folgendes festgestellt:

• Laut dem Erwägungsgrund 47 der Datenschutz-Grundverordnung kann die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zwecke der Direktwerbung als eine einem berechtigten Interesse dienende Verarbeitung betrachtet werden. Im Erwägungsgrund 48 der Datenschutz-Grundverordnung wird anerkannt, dass ein berechtigtes Interesse daran bestehen kann, personenbezogene Daten von Kunden zwischen Unternehmen, die einer zentralen Stelle zugeordnet sind, für interne Verwaltungszwecke zu übermitteln.
• Diese Verarbeitung entspricht den angemessenen Erwartungen der betroffenen Personen als Kunden der Marke, da eine vertragliche Beziehung vor dem Versand von kommerziellen Kommunikationen besteht, die sich auf die touristischen Produkte oder Dienstleistungen der Marke HOTELS VIVA & RESORTS beziehen.
• Die Auswirkungen auf die Privatsphäre der betroffenen Personen sind begrenzt, da die Verarbeitung eine begrenzte Anzahl von Daten betrifft und die Möglichkeit besteht, sowohl zum Zeitpunkt der Datenerhebung als auch in den kommerziellen Kommunikationen selbst Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.

Der Versand von kommerziellen Kommunikationen auf elektronischem Wege beruht auf Artikel 21.2. des Gesetzes 34/2002 vom 11. Juli über die Dienstleistungen der Informationsgesellschaft und des E-Commerce zur Umsetzung der Richtlinie 2002/58/EG (Datenschutzrichtlinie für elektronische Kommunikation) in Spanien.

Sie können jederzeit Ihre Austragung aus den Verteilerlisten anfordern, indem Sie den Link nutzen, der zu diesem Zweck in unseren Mitteilungen enthalten ist, oder eine E-Mail an gdpr@hotelsviva.com senden.

Zur Verwaltung ihrer Verteilerlisten nimmt HOTELS VIVA & RESORTS eine Klassifizierung der Empfänger ihrer Kommunikationen auf der Grundlage ihres Kundenstatus, ihrer Sprache und ihres Ursprungsmarktes vor. Diese Verarbeitung beruht auf dem berechtigten Interesse von HOTELS VIVA & RESORTS an der Segmentierung der Empfänger ihrer Kommunikationen.

Wie wurde dieses Interesse gegen Ihre Rechte und Freiheiten abgewogen?

Zur Abwägung dieses Interesses gegen Ihre Rechte und Freiheiten wurde Folgendes festgestellt:

• Die Verarbeitung entspricht den angemessenen Erwartungen der betroffenen Personen, da sie eine ergänzende Verarbeitung zum Versand von kommerziellen Kommunikationen darstellt und es den Empfängern ermöglicht, diese in einem Format und mit einem Inhalt zu erhalten, die auf ihre Sprache und ihren Markt zugeschnitten sind.
• Die Verarbeitung stellt keine signifikante Bedrohung für die Privatsphäre der betroffenen Personen dar, da sie in einer einfachen Klassifizierung besteht, die auf objektiven Kriterien beruht, welche es nicht ermöglichen, neue Informationen über betroffene Personen abzuleiten, und technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen wurden, um die Erstellung von Kundenprofilen, Prognosen oder individuellen Verhaltensanalysen über den Kundendatensatz zu verhindern, es sei denn, die betroffenen Personen haben die Verarbeitung ihrer Daten zu diesem Zweck genehmigt. Darüber hinaus behalten die betroffenen Personen die Kontrolle über ihre Daten, da die Möglichkeit besteht, jederzeit Widerspruch gegen den Erhalt von kommerziellen Kommunikationen einzulegen.

2.10. Erstellung eines Kundenprofils für die Personalisierung von Dienstleistungen und kommerziellen Kommunikationen der Marke HOTELS VIVA & RESORTS

Wenn Sie die Personalisierung der Dienstleistungen und Kommunikationen von HOTELS VIVA & RESORTS genehmigt haben, greift HOTELS VIVA & RESORTS auf die durch Ihren Aufenthalt im HOTEL generierten Daten zu, um diese in ein Kundenprofil aufzunehmen.

Welche Daten werden in mein Profil aufgenommen?

In dem von HOTELS VIVA & RESORTS erstellten Profil werden die folgenden Daten zusammengefasst, die aus Ihren Reservierungen und Hotelaufenthalten generiert wurden:

• Identifikations- und Kontaktdaten: Vorname, Nachname, Wohnsitzland, Postanschrift, E-Mail, Fax, Handynummer
• Personenbezogene Daten: Geschlecht, Geburtsdatum und -land, Staatsangehörigkeit, Familiendaten (Familienstatus: Kinder, Geburtsdatum der Kinder, Partner), Sprache
• Daten von Waren- und Dienstleistungstransaktionen: reservierungsbezogene Daten (Datumsangaben (Aufenthalt von – bis), Anzahl und Alter der Gäste sowie in der Reservierung enthaltene Dienstleistungen) und Ausgaben während des Aufenthalts (Käufe, Nutzung von Dienstleistungen, konsumierte Speisen und Getränke, Nutzung von Einrichtungen)
• Während des Aufenthalts geäußerte Präferenzen (z. B., wenn Sie eine besondere Art von Kissen angefordert haben)
• Daten, die bei eventuellen Reklamationen, Beschwerden oder Umfragen zur Verfügung gestellt werden

Gesundheitsdaten oder andere besondere Datenkategorien (wie Religion oder Überzeugungen) oder Daten zu Zahlungsmitteln, wie z. B. Bankkarten, die Sie für Ihren Aufenthalt angegeben haben, werden grundsätzlich nicht in Ihr Profil aufgenommen.

HOTELS VIVA & RESORTS verwendet dieses Profil zu den folgenden Zwecken:

• Personalisierung der Betreuung und der Dienstleistungen, die von den Unternehmen und Hotels der Marke HOTELS VIVA & RESORTS erbracht werden, z. B., um Ihnen zum Geburtstag zu gratulieren oder um die Präferenzen zu berücksichtigen, die Sie bei Ihren Aufenthalten geäußert haben. Was bedeutet diese Personalisierung?

Hotels und Unternehmen der Marke HOTELS VIVA & RESORTS, die Sie kontaktieren oder mit der Erbringung einer Dienstleistung beauftragen, sehen Ihre Profildaten ein, um die Bearbeitung Ihrer Anfrage und die Erbringung der betreffenden Dienstleistung zu personalisieren. Diese Personalisierung erfolgt gemäß den von HOTELS VIVA & RESORTS definierten Standards. Die Abfrage Ihres Profils erfolgt nur, wenn Sie sich mit Hotels und Unternehmen der Marke in Verbindung setzen und mit ihnen interagieren. Sie erfolgt über eine Verbindung zum Customer-Relationship-Management-Tool (CRM) von HOTELS VIVA & RESORTS in der Europäischen Union. Ihre Profildaten werden nicht in die Systeme der Hotels und Unternehmen der Marke aufgenommen, die die Abfrage vornehmen.

• Personalisierung Ihrer Angebote auf der Grundlage Ihres Verbraucherprofils, z. B., um zu bestimmen, in welchen Zeiträumen im Jahr Sie unsere Hotels genutzt haben oder gewöhnlich nutzen oder welche Art von Produkt Sie aufgrund Ihrer vergangenen Reservierungen oder Ihrer Aktivitäten auf der Unternehmenswebsite interessieren könnte (z. B. Produkte für Familienurlaube, wenn Sie mit der Familie gereist sind, oder produktbezogene Aufenthalte, die Sie auf unserer Website besucht haben, ohne sie zu kaufen). Dieses Profilwird auch verwendet, um Sonderangebote aufgrund der Häufigkeit Ihrer Reservierungen, der vertraglich vereinbarten Produkte und der ausgegebenen Beträge anbieten zu können.

Obwohl auf der Grundlage dieses Profils keine automatisierten individualisierten Entscheidungen getroffen werden, die rechtliche Wirkung für unsere Kunden entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, informieren wir Sie über Ihr Recht gemäß Artikel 22 der Verordnung (EU) 2016/679, Widerspruch gegen die Annahme solcher Entscheidungen einzulegen. 

Diese Verarbeitungen und Datenströme beruhen auf Ihrer Einwilligung. Die Nichterteilung Ihrer Einwilligung oder der Widerruf der Einwilligung hat keinen Einfluss auf Ihre Reservierung oder die Erbringung der vertraglichen Dienstleistungen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie eine E-Mail an gdpr@hotelsviva.com senden.

3. AN WEN WERDEN IHRE DATEN WEITERGEGEBEN?

Ihre Daten werden nur in den oben genannten Situationen zwischen Unternehmen von HOTELS VIVA & RESORTS weitergegeben oder an Dritte weitergegeben, wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht, Sie vorab Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies zur Erbringung der angeforderten Dienstleistungen erforderlich ist. Insbesondere gilt Folgendes:

Das HOTEL wird die Registrierungsformulare (die dortigen Eingabebereiche) von Gästen an die zuständigen Behörden übermitteln, sofern dies gemäß den geltenden Gesundheits- oder Sicherheitsvorschriften oder Vorschriften zur Kontrolle von Reisenden erforderlich ist.

Wenn Ihre Reservierung Zusatzdienste von Drittanbietern enthält oder Ihre Anfragen solche Dienste betreffen, werden die für die Bearbeitung dieser Reservierung/Verfügbarkeitsanfrage erforderlichen personenbezogenen Daten ausschließlich zu diesem Zweck an die entsprechenden Anbieter weitergegeben. Diese Kommunikationen sind für die Erbringung der angeforderten Dienstleistungen oder für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin erforderlich.

4. WIE LANGE WERDEN IHRE DATEN GESPEICHERT?

Im Allgemeinen werden die Daten von Kunden und Gästen für die Dauer der Beziehung zu dem HOTEL und zu HOTELS VIVA & RESORTS sowie in jedem Fall für die in den geltenden gesetzlichen Bestimmungen vorgesehenen Fristen und für den Zeitraum gespeichert, der erforderlich ist, um potenzielle Verpflichtungen zu erfüllen, die sich aus der Verarbeitung ergeben. Ihre Daten werden gelöscht, wenn sie nicht mehr für die Zwecke benötigt werden oder nicht mehr den Zwecken dienen, zu denen sie erhoben wurden. Insbesondere gilt Folgendes:

Das HOTEL speichert die wirtschaftlichen Daten sowie die Daten zu Waren- und Dienstleistungstransaktionen, die durch Ihren Aufenthalt generiert werden, für den gemäß den geltenden Buchhaltungs- und Steuervorschriften erforderlichen Zeitraum.

Das HOTEL bewahrt die Register der Gäste, die gemäß dem Organgesetz 4/2015 vom 30. März zum Schutz der öffentlichen Sicherheit geführt werden müssen, für einen Zeitraum von mindestens 3 Jahren auf.

Die Gesundheitsdaten, die Kunden dem Hotel zur Erfüllung besonderer Bedürfnisse zur Verfügung gestellt haben, werden für Kunden, die nicht im HOTEL übernachten, täglich und für Kunden, die im HOTEL übernachten, nach Abschluss ihres Aufenthalts gelöscht.

Chats, die in der WhatsApp-Anwendung für den BUTLER-Service generiert werden, werden gelöscht, sobald Sie Ihren Aufenthalt im HOTEL beendet haben.

Kundendaten, die im zentralen Hotelmanagement-Tool (PMS) zusammengefasst sind, werden 6 Jahre lang gespeichert.

Die von HOTELS VIVA & RESORTS für kommerzielle Zwecke verarbeiteten Daten, einschließlich Kundenprofilen, werden so lange gespeichert, wie kein Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt bzw. keine Löschung verlangt wird. Die Medien, in denen Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten für diese Zwecke festgehalten sind, wie z. B. unterzeichnete Formulare, Übermittlungsprotokolle für elektronische Formulare, Check-in-Bögen, werden für die gesamte Dauer der Verarbeitungen und während der geltenden Verjährungsfristen aufbewahrt.

Die von HOTELS VIVA & RESORTS für Zwecke der Managementkontrolle und der Analyse von Geschäftsdaten verarbeiteten Daten werden ohne zeitliche Begrenzung gespeichert. In Bezug auf Daten von Kunden, die nicht in die Profilerstellung eingewilligt haben, werden die Daten anonymisiert, wenn die Speicherfristen ihrer Informationen im zentralen PMS abgelaufen sind.

5. WELCHE RECHTE HABEN SIE?

Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten oder nicht, und ggf. Auskunft über Ihre Daten zu erhalten. Darüber hinaus können Sie verlangen, dass Ihre Daten berichtigt werden, wenn sie unrichtig sind, oder unvollständige Daten vervollständigt werden, und Ihre Daten löschen lassen, unter anderem, wenn sie nicht mehr für die Zwecke benötigt werden, zu denen sie erhoben wurden.

Unter bestimmten Umständen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen. In diesem Fall verarbeiten wir die betroffenen Daten nur zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte anderer Personen. Ebenso können Sie unter bestimmten Umständen und aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einlegen. In diesem Fall werden wir die Verarbeitung der Daten einstellen, soweit sie nicht aus zwingenden legitimen Gründen, die Ihre Interessen oder Rechte und Freiheiten überwiegen, oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Darüber hinaus und unter bestimmten Umständen können Sie die Übertragbarkeit Ihrer Daten zur Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen.

Sie können eine Einwilligung, die Sie für bestimmte Zwecke erteilt haben, widerrufen, ohne dass dies die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf der Grundlage der Einwilligung vor Ihrem Widerruf beeinträchtigt.

In Bezug auf die Verarbeitung Ihrer Daten für Direktwerbungszwecke, einschließlich der Erstellung von Kundenprofilen, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen oder Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. In diesem Fall werden wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für diese Zwecke einstellen. Außerdem haben Sie das Recht, Widerspruch gegen die Annahme automatisierter individueller Entscheidungen einzulegen, die rechtliche Wirkung für Sie entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, wenn dieses Recht gemäß Artikel 22 der Verordnung (EU) 2016/679 besteht.

Um den Erhalt von kommerziellen Kommunikationen zu beenden, können Sie den entsprechenden Link in unseren Kommunikationen verwenden oder eine E-Mail an die folgende E-Mail-Adresse senden: gdpr@hotelsviva.com

Um die Löschung Ihres Kundenprofils anzufordern, senden Sie bitte eine E-Mail an: gdpr@hotelsviva.com

Weiterhin haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde einzureichen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte müssen Sie uns per Post oder E-Mail eine Anfrage an die unten angegebenen Adressen senden.

Wer ist für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich?

Weitere Informationen zu Ihren Rechten und deren Ausübung finden Sie auf der Website der spanischen Datenschutzbehörde (https://www.aepd.es).

Hotels VIVA

Hauptsitz

Tel: (+34) 971869500